Software für eMail-Management - Groupware, Collaboration und Archiv

icons emailDer Optibit Mailmanager mit Team-Mail und Archiv-Funktion

 

Archivieren, sortieren, weiterleiten, suchen und finden. Soweit ist es gekommen mit unseren E-Mail-Softwaren.
Spätestens wenn mehrere Kollegen in denselben Vorgang eingebunden sind, wird die Sache knifflig.

 

Wer hat wann was geschrieben? Wer hat wie Stellung dazu genommen? Wer hat welche E-Mail schon beantwortet?
Und überhaupt: Um was geht es denn da?

 

Wenn Sie mit Ihren E-Mails diese Informationen nicht schnell genug sehen und verstehen können, sollten Sie weiterlesen.
Denn der Optibit Mailmanager macht E-Mail wieder durchsichtig. Er hilft beim Organisieren und Trennen des Wichtigen vom Unwichtigen.
Dazu ist er wie eine digitale Assistentin. Er ermöglicht Wiedervorlagen, hoch- und runterpriorisieren, Kommentare und Nachverfolgung.
Und das kann er auch im Team - auch für mehrere Postfächer und auch wenn diese von mehreren Personen gelesen werden sollen.
Eine Arbeitserleichterung, auf die Sie bald nicht mehr verzichten möchten.
Verzichten Sie auf kostenintensive Drittsoftware, teuere Mailserversysteme und allem was damit zusammenhängt.
Managen Sie Ihr E-Mails durch einen digitalen Helfer: Den Optibit-Mailmanager !

 

Es ist statistisch der größte Zeitfresser unserer Zeit: E-Mail. Und mit einer zu schwachen Software heute nahezu unhandelbar.
Die Schwierigkeit: Fast nie bindet sich ein E-Mail-Programm so in ein Unternehmen ein, wie es dort wirklich optimal wäre.
Und das Ergebnis: Fast zwei von Acht Stunden täglich gehen für E-Mails drauf. Überlastete Mitarbeiter, Depression, Krankheite

 

  

Speichersparend & Gesetzeskonform

Wir hatten genug von E-Mail Postfächern, die Archiv für alles sind. Wir wollten wissen, ob ein Kollege bereits auf eine Mail geantwortet hat. Uns störten Spaghettimails und Speicherbedarf. Deshalb haben wir den Mailmanager entwickelt.

Der Mailmanager ist voll darauf ausgelegt, die Informationen zu verwalten, auf die es ankommt: Kerninformationen der E-Mails, Anhänge und der jeweilige Bearbeitungsstatus - und all dies in einer intuitiven Web-Oberfläche.

Hierbei bietet der Mailmanager alle Funktionen, die man von einem E-Mail-Programm erwartet, wie Aufgabenverwaltung, Kontakte, Wiedervorlage, Kalenderfunktionen uvm.

Mit dem Mailmanager bearbeiten unter­schiedliche Mitarbeiter geordnet und nachvollziehbar gleichzeitig mehrere­ einzelne Postfächer oder zusammen das selbe Postfach. Über Aufrufprotokolle und die Vergabe von Bearbeitungsschritten bleibt damit kein Vorgang liegen.

 

Überblick 

Verwaltung der wichtigsten Informationen

Der Optibit Mailmanager ist alleinstehen als Software oder voll integriert in PHPW erhältlich. Der Mailmanager verwaltet die Informationen auf die es ankommt und vieles mehr: Kerninformationen der E-Mails, Anhänge und der jewilige Bearbeitungsstatus – und all dies in einer intuitiven Web-Oberfläche. 

Schnell und übersichtlich

Mit diesem optional buchbaren Modul der Optibit verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick im Kommunikationsverlauf und die optimale Gesprächsdarstellung. 

Transparenz

Auch wenn mehrere Kollegen mit in den Vorgang eingebunden sind, hilft der Mailmanager durch seine Transparenz beim Organisieren und Trennen des Wichtigen vom Unwichtigen. So erhält man schnell und einfach einen strukturieren Überblick, zum Beispiel nach einer urlaubsbedingten Abwesenheit.

Gleichzeitiger Zugriff

Es besteht die Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf ein Postfach zugreifen können. So ist sichergestellt, dass bei Urlaub, Krankheit oder sonstiger Verhinderung die E-Mail von einem Kollegen, auch bei großem Mailaufkommen, bearbeitet wird. 

Aktuell

Durch die Öffnungsprotokolle und den aktuellen Bearbeitungsstatus kann man sich leicht einen Überblick über das bisher erledigte machen und wer Kenntnis davon besitzt bzw. mit involviert ist.

Übersichtliche Gesprächsverläufe

Mit Hilfe einer genauen Dokumentation des Gesprächsverlaufes im Modul Mailmanager kann der gesamte E-Mail-Verkehr nachverfolgt und gegebenenfalls als Beweisgrundlage für verschiedenste Sachverhalte und Zusammenhänge dienen.

Einfache Kopplung

Mit nur einem Knopfdruck im Mailmanager von Optibit lassen sich Aufgaben, Kontakte, Wiedervorlagen und Kalender mit E-Mails verknüpfen.

Vorlagen

Der Mailmanager erlaubt es einfach und schnell Text- und Designvorlagen zu kreieren, um diese dann beliebig oft zu verwenden. 

Zentrales Vorlagenmanagement

Mit Hilfe des zentralen Vorlagenmanagements kann man ohne weiteres Werbeaktionen mit einfließen lassen. Eine persönliche Anrede bei Massenmail ist selbstverständlich auch möglich.

Serienmailfunktion

Eine Newsletter zu verschicken ist mit der Warenwirtschaft PHPW kein Problem. Die in den Mailmanager integrierte Funktion ermöglicht es in kurzerhand und problemlos Serienmails zu verschicken. Auch hier können bereits vorhandene Vorlagen genutzt werden. 

Geringer Speicherplatz

Dieses E-Mail-Management Modul komprimiert und pflegt durch intelligente Verfahren Datenvolumen und Emailmenge. Somit reduziert es den Speicherplatz auf ein Minimum.

Struktur und Ordnung

Der Mailmanager von Optibit sortiert E-Mails ganz individuell nach Kunden, Projekten oder Zusammenhänge. Sie können also bequem nach Ihren gewünschten Suchkriterien Mails finden.  

Datensicherheit

Durch den Mailmanager sind Ihre Mails und die dazugehörigen Konten immer optimal geschützt, da hier kein Drittanbieter mit einbezogen wird. 

Archivieren

Im Handumdrehen ermöglicht Ihnen der Mailmanager Ihre E-Mails strukturiert zu archivieren und wichtigen von unwichtigen Nachrichten zu trennen.

Unternehmenspolicy

Mit dem Mailmanager besitzt Ihr Unternehmen eine durchgängige Struktur in Ihrem E-Mail-Programm und was eine einheitliche Unternehmenspolicy fördert.